Kassenbuch: Regeln, GoBD & TSE erklärt

Die Kassenbuchführung ist ein zentraler Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchhaltung, insbesondere für Unternehmen mit Bareinnahmen und -ausgaben. Betriebsprüfer werfen bei der Prüfung der Kasse oft einen besonders genauen Blick auf die Aufzeichnungen, da Manipulationen hier vergleichsweise einfach durchzuführen sind. Eine fehlerhafte oder manipulierte Kassenführung kann schwerwiegende Folgen haben, bis hin zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlage durch das Finanzamt, die für den Unternehmer existenzbedrohend sein können.

Ist ein Kassenbuch noch erlaubt? Die aktuelle Rechtslage

Ja, ein Kassenbuch ist nach wie vor erlaubt und für viele Unternehmen sogar Pflicht. Die Frage ist nicht, ob es erlaubt ist, sondern wie es geführt werden muss. Die gesetzlichen Anforderungen an die Kassenbuchführung sind in den letzten Jahren deutlich verschärft worden, insbesondere durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (sog. Kassengesetz).

Die GoBD schreiben vor, dass alle Aufzeichnungen, die für die Besteuerung relevant sind, jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar sein müssen. Dies gilt in besonderem Maße für die Kassenbuchführung, da Bargeschäfte eine hohe Anfälligkeit für Fehler oder Manipulationen aufweisen.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Grundsätzlich muss jedes buchführungspflichtige Unternehmen ein Kassenbuch führen. Die Buchführungspflicht ergibt sich entweder aus dem Handelsrecht oder dem Steuerrecht. Ein Gewerbetreibender ist nach Handelsrecht buchführungspflichtig, wenn sein Unternehmen nach Art und Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Anhaltspunkte hierfür sind unter anderem ein hohes Umsatzvolumen, eine hohe Mitarbeiterzahl, ein umfangreiches Warenangebot oder vielfältige Geschäftskontakte. Sobald ein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, gilt es unabhängig von Art und Umfang als Handelsgewerbe und wird somit buchführungspflichtig.

Buchführungspflichtige Steuerpflichtige müssen für alle Bargeldbewegungen ein Kassenbuch oder zumindest aneinandergereihte Kassenberichte führen.

Befreiung von der Buchführungspflicht

Gewerbetreibende können unter bestimmten Voraussetzungen von der steuerlichen Buchführungspflicht befreit sein. Dies ist der Fall, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Der jährliche Umsatz überschreitet nicht 800.000 Euro.
• Der jährliche Gewinn überschreitet nicht 80.000 Euro.
• Es besteht keine Buchführungspflicht aufgrund anderer Gesetze oder Verordnungen (z. B. wegen der Rechtsform wie GmbH, AG oder als eingetragenes Handelsgewerbe).

Unternehmen, die von der Buchführungspflicht befreit sind, ermitteln ihren Gewinn oft mittels Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Auch wenn für diese Unternehmen keine explizite Pflicht zur Kassenbuchführung besteht, müssen Bareinnahmen und -ausgaben dennoch ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Eine freiwillige, aber GoBD-konforme Kassenbuchführung ist hier ratsam.

Welche Arten der Kassenführung sind erlaubt?

Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Form des Kassensystems vor. Unternehmer haben die Wahl zwischen verschiedenen Systemen, solange die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die GoBD beachtet werden. Zu den erlaubten Systemen gehören:

• Offene Ladenkassen (Schubladenkassen).
• Elektronische oder digitale Registrierkassen.
• Sonstige computergestützte Kassensysteme.

Unabhängig vom gewählten System müssen alle Aufzeichnungen unveränderbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen.

Der Aufbau und die korrekte Erfassung im Kassenbuch

Ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch dokumentiert jeden einzelnen Geschäftsvorfall, der zu einer Einnahme oder Ausgabe in bar führt. Folgende Angaben sind dabei unerlässlich:

• Datum des Geschäftsvorfalls.
• Eine fortlaufende Belegnummer.
• Ein klarer Buchungstext (z. B. "Verkauf Ware X", "Miete Bar bezahlt").
• Der Betrag und die Währung der Einnahme oder Ausgabe.
• Der anzuwendende Umsatzsteuersatz.
• Die Höhe der Umsatzsteuer oder Vorsteuer.
• Der aktuelle Kassenbestand nach jeder Buchung.

Wichtig ist die tägliche Erfassung von Bareinnahmen und -ausgaben. Ausnahmen sind nur bei zwingenden geschäftlichen Gründen möglich und müssen nachvollziehbar sein. Der Kassenbestand muss jederzeit mit dem tatsächlichen Bargeld in der Kasse übereinstimmen (Kassensturzfähigkeit).

Grundlegende Prinzipien der Kassenbuchführung:

• Keine Buchung ohne Beleg! Jeder Eintrag muss durch einen Beleg gestützt sein.
• Alle Belege sind fortlaufend zu nummerieren.
• Der Kassenbestand kann niemals negativ sein.
• Bewegungen zwischen Bank und Kasse sowie Privatentnahmen oder -einlagen sind täglich zu erfassen und zu belegen.
• Fehlerhafte Einträge müssen so korrigiert werden, dass der ursprüngliche Eintrag noch lesbar ist.
• Nachträgliche, nicht als Korrektur gekennzeichnete Änderungen sind verboten.
• Leerzeilen sind im Kassenbuch nicht zulässig.

Kassenberichte für offene Ladenkassen

Bei offenen Ladenkassen (Schubladenkassen) gilt grundsätzlich ebenfalls die Einzelaufzeichnungspflicht. Eine Befreiung von der Einzelaufzeichnungspflicht ist nur unter engen Voraussetzungen möglich, z. B. beim Verkauf von Waren geringen Werts an eine unbestimmte Vielzahl unbekannter Käufer. In diesen Fällen müssen die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden.

Der Kassenbericht wird täglich erstellt und ermittelt die Tageseinnahmen durch Rückrechnung vom gezählten Kassenendbestand. Er muss enthalten:

• Gezählter Kassenendbestand des Tages.
• Kassenbestand vom Ende des Vortages.
• Bareinlagen (mit Eigenbeleg).
• Barentnahmen (mit Eigenbeleg).
• Tageseinnahme (Differenz).

Kassenberichte sollten handschriftlich geführt oder so erstellt werden, dass ihre Unveränderbarkeit gewährleistet ist. Eine fortlaufende Nummerierung und die Unterschrift des Erstellers sind empfehlenswert.

Elektronische Kassenführung und die TSE-Pflicht

Seit dem 1. Januar 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme in Deutschland durch eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Die TSE dient dazu, die digitalen Grundaufzeichnungen manipulationssicher zu machen und zu signieren. Diese Pflicht betrifft elektronische Registrierkassen und computergestützte Kassensysteme.

Die TSE besteht in der Regel aus drei Komponenten: einem Speichermedium, einem Kryptografiemodul und einer digitalen Schnittstelle. Die technischen Anforderungen werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert.

Für ältere elektronische Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und bis Ende 2019 angeschafft wurden und die Vorgaben der Kassenrichtlinie 2010 erfüllten, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar waren, gab es eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022. Seitdem dürfen nur noch Kassensysteme mit TSE eingesetzt werden. Eine Fristverlängerung war nur in begründeten Einzelfällen auf Antrag möglich.

Neben der Hardware-basierten TSE gibt es auch zertifizierte Cloud-basierte TSE-Lösungen. Hier gab es anfänglich Verzögerungen bei der Verfügbarkeit und zusätzliche Anforderungen an die 'Anwenderumgebung' durch das BSI.

Vergleich: Offene Kasse vs. Elektronische Kasse (GoBD & TSE)

Kassen-Nachschau durch die Finanzbehörden

Seit 2018 haben Finanzbehörden die Möglichkeit, unangemeldete Kassenkontrollen durchzuführen – die sogenannte Kassen-Nachschau. Dieses Verfahren dient der zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen. Die Prüfer können während der üblichen Geschäftszeiten (oder auch außerhalb, wenn gearbeitet wird) Geschäftsräume betreten und die Kassenaufzeichnungen sowie zugehörige Unterlagen einsehen.

Bei elektronischen Systemen müssen die Daten über eine digitale Schnittstelle zugänglich gemacht oder auf einem Datenträger überlassen werden (DSFinV-K Schnittstelle). Die Kassen-Nachschau kann auch offene Ladenkassen betreffen.

Werden bei der Kassen-Nachschau Mängel festgestellt, kann die Finanzbehörde ohne vorherige Prüfungsanordnung direkt zu einer umfassenden Außenprüfung übergehen. Die Mitwirkungspflicht des Unternehmers oder anwesenden Personals ist dabei zentral.

Wichtige Regelungen seit 2020

Das Jahr 2020 brachte weitere wesentliche Änderungen zur Bekämpfung von Steuerbetrug durch Kassenmanipulationen:

1. Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme: Steuerpflichtige, die elektronische Kassensysteme mit TSE nutzen, sind verpflichtet, diese dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Obwohl diese Pflicht gesetzlich seit 2020 besteht, stand die notwendige Infrastruktur zur elektronischen Meldung lange nicht zur Verfügung. Wichtige Änderung: Ab dem 1. Januar 2025 ist das elektronische Meldeverfahren über „Mein ELSTER“ nutzbar und die Meldung muss erfolgen. Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 gekauft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Danach gekaufte Systeme sind innerhalb eines Monats zu melden. Auch die Außerbetriebnahme muss gemeldet werden.

2. Belegausgabepflicht: Seit dem 1. Januar 2020 muss bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Dies kann in Papierform oder, mit Zustimmung des Kunden, elektronisch (z. B. per E-Mail, QR-Code) erfolgen. Eine Mitnahmepflicht für den Kunden besteht nicht. Ziel ist die Sicherstellung der Erfassung aller Umsätze.

3. Erhöhung der Bußgelder: Bei Verstößen gegen die Vorschriften zur Kassenführung können Bußgelder von bis zu 25.000 Euro verhängt werden. Dies betrifft nicht nur den Unternehmer, sondern auch Vertreiber manipulativer Software oder Systeme. Ein Bußgeld kann auch dann drohen, wenn noch kein steuerlicher Schaden entstanden ist.

Kassenbuchführung bei Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Für Selbstständige und Kleinunternehmer, die ihren Gewinn mittels EÜR ermitteln und nicht buchführungspflichtig sind, gelten Sonderregeln. Eine explizite gesetzliche Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs besteht hier nicht. Allerdings müssen Bareinnahmen und -ausgaben dennoch nachvollziehbar dokumentiert werden. Dies kann durch die geordnete Ablage von Belegen oder durch tägliche Kassenberichte erfolgen.

Wenn ein EÜR-Rechner freiwillig ein Kassenbuch führt, muss dieses dennoch die strengen Anforderungen der GoBD erfüllen. Eine formlose Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen, getrennt nach Einnahmen, Ausgaben, Entnahmen und Einlagen, kann eine praktikable Alternative sein, solange alle Belege aufbewahrt werden.

Häufige Fragen zum Kassenbuch

Frage: Wer muss die Mitteilungspflicht für elektronische Kassensysteme erfüllen?
Antwort: Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen, müssen diese melden. Dies kann auch durch eine bevollmächtigte Person geschehen.

Frage: Wie erfolgt die Mitteilung an das Finanzamt?
Antwort: Ab dem 1. Januar 2025 elektronisch über das Portal „Mein ELSTER“ oder über kompatible Software mit der ERiC-Schnittstelle.

Frage: Wann muss die Mitteilung gemacht werden?
Antwort: Innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems. Für vor dem 1. Juli 2025 gekaufte Systeme gilt eine Meldefrist bis zum 31. Juli 2025.

Frage: Was ist eine Betriebsstätte im Zusammenhang mit der Meldepflicht?
Antwort: Eine Betriebsstätte ist der Ort, dem das Kassensystem zugeordnet wird. Jede Betriebsstätte muss separat gemeldet werden.

Frage: Welche Informationen sind bei der Mitteilung anzugeben?
Antwort: Unter anderem Steuernummer, Art der TSE, Art des Aufzeichnungssystems, Anzahl, Seriennummer, Datum der Anschaffung/Mietbeginn, Datum der Außerbetriebnahme.

Frage: Können Fehler in der Mitteilung korrigiert werden?
Antwort: Ja, fehlerhafte Mitteilungen müssen unverzüglich, spätestens aber bis zum Ablauf der Monatsfrist korrigiert werden.

Frage: Was ist die Zertifizierungs-ID?
Antwort: Eine ID, die vom BSI für zertifizierte TSE vergeben wird.

Frage: Was passiert bei der Außerbetriebnahme eines Kassensystems?
Antwort: Auch die Außerbetriebnahme (z. B. Verkauf, Verlust) muss innerhalb eines Monats gemeldet werden, sofern der Kauf gemeldet wurde.

Frage: Müssen Taxameter oder Wegstreckenzähler gemeldet werden?
Antwort: Ja, diese gelten ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme und unterliegen der Meldepflicht. Das Kfz-Kennzeichen muss angegeben werden.

Frage: Was ist zu tun, wenn mehrere Geräte mit einer TSE verbunden sind?
Antwort: Jedes einzelne Gerät, das Teil des Verbundsystems ist, muss gemeldet werden.

Frage: Gibt es eine allgemeine Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Kasse?
Antwort: Nein, eine allgemeine Pflicht zur Anschaffung einer elektronischen Kasse besteht nicht. Offene Ladenkassen sind weiterhin erlaubt, unterliegen aber strengen Dokumentationspflichten.

Frage: Muss der Kunde den Beleg annehmen?
Antwort: Nein, es besteht eine Belegausgabepflicht für den Unternehmer, aber keine Annahmepflicht für den Kunden.

Frage: Was passiert bei Verstößen gegen die Belegausgabepflicht?
Antwort: Ein direkter Bußgeldtatbestand besteht nicht. Ein Verstoß kann aber als Indiz für Mängel bei den Aufzeichnungspflichten gewertet werden und eine Prüfung auslösen.

Frage: Können Unternehmen von der Belegausgabepflicht befreit werden?
Antwort: Theoretisch ja, auf Antrag aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen. Die Finanzverwaltung handhabt dies jedoch sehr restriktiv.

Zusammenfassung

Das Kassenbuch ist nach wie vor ein unverzichtbares Werkzeug für die Dokumentation von Bargeschäften. Seine Führung unterliegt jedoch strengen gesetzlichen Vorschriften, insbesondere den GoBD und dem Kassengesetz. Unternehmen mit elektronischen Systemen müssen seit 2020 eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verwenden und ab 2025 ihre Systeme dem Finanzamt melden. Zudem besteht eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen.

Eine korrekte, vollständige und unveränderbare Kassenbuchführung ist essentiell, um Beanstandungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden. Mängel oder der Verdacht auf Manipulation können zu hohen Steuernachzahlungen durch Schätzungen und Bußgeldern führen. Auch wenn für EÜR-Rechner keine explizite Kassenbuchpflicht besteht, müssen Bareinnahmen und -ausgaben dennoch ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Unternehmer sollten sich proaktiv mit den aktuellen Vorschriften vertraut machen und sicherstellen, dass ihre Kassenführung diesen entspricht, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

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