GWG unter 250 Euro richtig buchen

In der Welt der Buchhaltung spielen geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) eine wichtige Rolle, insbesondere wenn es um die Vereinfachung von Abschreibungen geht. Doch gerade bei kleineren Anschaffungen unterhalb bestimmter Wertgrenzen stellen sich viele Unternehmer und Buchhalter die Frage: Wohin genau buche ich GWG unter 250 Euro? Dieser Artikel beleuchtet die spezifischen Regeln für diese Kleinstbeträge, erklärt die korrekte Kontierung nach SKR 03 und SKR 04 und zeigt Ihnen, wie Sie diese Posten steuerlich optimal behandeln können, um Ihre Buchhaltung zu vereinfachen.

Was sind Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sind Vermögensgegenstände, die bestimmte Kriterien erfüllen und aufgrund ihres relativ geringen Werts steuerlich bevorzugt behandelt werden können. Laut Einkommensteuergesetz (§ 6 Abs. 2 EStG) müssen diese Wirtschaftsgüter drei wesentliche Voraussetzungen erfüllen:

• Sie müssen beweglich sein: Dies schließt physisch transportierbare Gegenstände ein, wie Büromöbel, Laptops, Telefone etc. Unbewegliche Güter wie Gebäude oder Grundstücke zählen nicht dazu.
• Sie müssen abnutzbar sein: Das bedeutet, sie unterliegen einem Verschleiß im Laufe der Zeit, sei es technisch oder wirtschaftlich.
• Sie müssen selbstständig nutzbar sein: Sie dürfen nicht zwingend auf ein anderes Wirtschaftsgut angewiesen sein, um ihren Zweck zu erfüllen. Ein Laptop ist beispielsweise selbstständig nutzbar, während ein Monitor oder eine Tastatur ohne einen angeschlossenen Computer nicht selbstständig nutzbar sind.

Zusätzlich zu diesen Merkmalen sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten entscheidend. Diese Kosten bestimmen, ob ein Wirtschaftsgut als GWG gilt und welche Abschreibungsmethode angewendet werden kann.

Die besondere Regelung für GWG unter 250 Euro

Innerhalb der GWG-Regelungen gibt es eine klare Unterteilung nach den Netto-Anschaffungskosten. Für Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten (netto, also ohne Umsatzsteuer) nicht mehr als 250 Euro betragen, gilt eine besondere, sehr einfache Regelung.

Diese Wirtschaftsgüter können im Jahr der Anschaffung oder Herstellung sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe erfasst werden. Dies wird als Sofortabschreibung bezeichnet. Das Besondere an der Grenze von 250 Euro ist, dass die Sofortabschreibung für diese Kleinstbeträge immer möglich ist, unabhängig davon, welche Methode (Sofortabschreibung bis 800 Euro oder Sammelposten) für Wirtschaftsgüter über 250 Euro gewählt wird. Es besteht hier kein Wahlrecht im Sinne einer Alternative, sondern es ist die vorgesehene Standardbehandlung.

Die sofortige Erfassung als Aufwand vereinfacht die Buchhaltung erheblich, da diese Posten nicht im Anlageverzeichnis geführt oder über mehrere Jahre abgeschrieben werden müssen.

Die korrekte Buchung von GWG bis 250 Euro

Die Buchung von GWG unter 250 Euro netto erfolgt direkt als Aufwand. Welches Konto Sie hierfür verwenden, hängt von Ihrem verwendeten Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04) ab.

Die gängige Methode ist die direkte Buchung auf ein Aufwandskonto für Sofortabschreibungen geringwertiger Wirtschaftsgüter. Alternativ kann die Anschaffung zunächst auf ein aktives Bestandskonto für geringwertige Wirtschaftsgüter gebucht und im gleichen Zug sofort wieder als Aufwand abgeschrieben werden. Beide Methoden führen steuerlich zum gleichen Ergebnis.

Für zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer werden die Netto-Anschaffungskosten gebucht. Die abziehbare Vorsteuer wird separat erfasst.

Ein typischer Buchungssatz bei Zahlung per Bank für ein GWG unter 250 Euro (netto) wäre:

Soll: Konto „Sofortabschreibungen geringwertiger Wirtschaftsgüter“ (Netto-Betrag)

Soll: Konto „Abziehbare Vorsteuer“ (Vorsteuer-Betrag)

Haben: Konto „Bank“ oder „Kasse“ (Brutto-Betrag)

Beispielhafte Konten nach SKR 03 und SKR 04:

SKR 03:

Soll: 4855 Sofortabschreibungen geringwertiger Wirtschaftsgüter

Soll: 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 %

Haben: 1200 Bank

SKR 04:

Soll: 6260 Sofortabschreibungen geringwertiger Wirtschaftsgüter

Soll: 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 %

Haben: 1800 Bank

Alternativ, wie im Beispiel der Schreibtischkombination für den Computertisch unter 250 Euro gezeigt, könnte man auch zunächst auf das Bestandskonto buchen und sofort abschreiben:

Buchungsschritt 1: Anschaffung auf Bestandskonto

Soll: Konto „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ (z.B. 0480 SKR 03 / 0670 SKR 04) (Netto-Betrag)

Soll: Konto „Abziehbare Vorsteuer“ (Vorsteuer-Betrag)

Haben: Konto „Bank“ oder „Kasse“ (Brutto-Betrag)

Buchungsschritt 2: Sofortabschreibung im gleichen Zug

Soll: Konto „Abschreibungen auf aktivierte, geringwertige Wirtschaftsgüter“ (z.B. 4860 SKR 03 / 6262 SKR 04) (Netto-Betrag)

Haben: Konto „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ (z.B. 0480 SKR 03 / 0670 SKR 04) (Netto-Betrag)

In der Praxis wird oft der erste Weg der direkten Buchung auf das Aufwandskonto gewählt, da er einfacher ist und das Anlageverzeichnis für diese Kleinstbeträge nicht zwingend erforderlich ist.

Relevante Konten im Überblick (SKR 03 / SKR 04)

Für die Buchung von GWG sind verschiedene Konten relevant, je nach Wertgrenze und gewählter Abschreibungsmethode. Hier eine Übersicht der wichtigsten Konten laut SKR 03 und SKR 04, die im Zusammenhang mit GWG genannt werden:

Wie ersichtlich, gibt es spezifische Konten für die verschiedenen Behandlungsweisen von GWG, aber für die einfache Sofortabschreibung von Wirtschaftsgütern unter 250 Euro netto sind die Konten 4855 (SKR 03) bzw. 6260 (SKR 04) für den Aufwand zentral.

Voraussetzungen im Detail: Beweglich, Abnutzbar, Selbstständig Nutzbar

Das Verständnis der drei Kernvoraussetzungen ist entscheidend, um festzustellen, ob ein Wirtschaftsgut überhaupt als GWG in Frage kommt, unabhängig von seinem Wert.

• Beweglich: Die Eigenschaft der Beweglichkeit ist meist intuitiv. Ein Schreibtisch, ein Stuhl, ein Werkzeug, ein Computer oder ein Smartphone sind beweglich. Ein fest verbundenes Regal an der Wand oder Einbauten in einem Gebäude sind es in der Regel nicht.
• Abnutzbar: Fast alle Gegenstände des Anlagevermögens unterliegen einem Wertverlust durch Gebrauch, Alterung oder technischen Fortschritt. Maschinen verschleißen, Elektronik wird obsolet, Möbel zeigen Gebrauchsspuren. Nicht abnutzbar sind beispielsweise Grundstücke oder Kunstwerke (sofern ihr Wert nicht durch Gebrauch sinkt).
• Selbstständig nutzbar: Dies ist oft der komplexeste Punkt. Ein Wirtschaftsgut ist selbstständig nutzbar, wenn es seinen Betriebszweck ohne die gleichzeitige Nutzung anderer Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens erfüllen kann. Hier einige Beispiele zur Verdeutlichung:

Diese Kriterien müssen kumulativ erfüllt sein, damit ein Gegenstand überhaupt als GWG behandelt werden kann. Erst danach wird die Wertgrenze relevant.

Der entscheidende Wert: Netto-Anschaffungskosten

Für die Anwendung der GWG-Grenzen sind immer die Netto-Anschaffungskosten maßgebend. Das sind die Kosten ohne die abziehbare Umsatzsteuer. Dies gilt auch für Kleinunternehmer, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind – auch sie müssen für die Prüfung der GWG-Grenze den Nettobetrag heranziehen. Die Umsatzsteuer ist für sie ein Kostenbestandteil, fließt aber nicht in die GWG-Prüfgrenze ein.

Zu den Anschaffungskosten zählen nicht nur der reine Kaufpreis, sondern auch Nebenkosten wie Transport-, Verpackungs-, Versicherungs- und Montagekosten, die direkt der Anschaffung zuzuordnen sind. Minderungen wie Skonti, Rabatte oder staatliche Zuschüsse müssen abgezogen werden.

Die Berechnung der Netto-Anschaffungskosten sieht vereinfacht so aus:

Brutto-Kaufpreis (inkl. USt.)

+ Anschaffungsnebenkosten (z.B. Transport, Installation, netto)

- Rabatte, Skonti

- Abziehbare Umsatzsteuer

= Netto-Anschaffungskosten

Wenn ein Wirtschaftsgut aus dem Privatvermögen ins Betriebsvermögen eingelegt wird, ist nicht der ursprüngliche Kaufpreis, sondern der Einlagewert zum Zeitpunkt der Einlage maßgebend für die GWG-Prüfung. Dieser entspricht dem Zeitwert, höchstens aber den ursprünglichen Anschaffungskosten (gemindert um fiktive Abschreibungen).

GWG über 250 Euro: Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung und Sammelposten

Während Wirtschaftsgüter bis 250 Euro netto immer sofort als Aufwand gebucht werden können, gibt es für Wirtschaftsgüter mit höheren Netto-Anschaffungskosten ein Wahlrecht. Dieses Wahlrecht besteht für Gegenstände, deren Kosten zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro netto liegen.

Für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250,01 Euro und 800 Euro netto kann der Unternehmer wählen:

1. Sofortabschreibung: Das Wirtschaftsgut wird im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe als Aufwand gebucht (auf die Konten 4855/6260 oder alternativ über 0480/0670 und 4860/6262).
2. Bildung eines Sammelpostens: Das Wirtschaftsgut wird zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern der gleichen Wertklasse (250,01 € bis 1.000 € netto), die im gleichen Wirtschaftsjahr angeschafft wurden, in einem Sammelposten (Pool) erfasst. Dieser Pool wird linear über 5 Jahre mit 20 % pro Jahr abgeschrieben.

Für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 800,01 Euro und 1.000 Euro netto besteht ebenfalls ein Wahlrecht:

1. Regelmäßige Abschreibung nach AfA-Tabelle: Das Wirtschaftsgut wird über seine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben (z.B. ein Computer über 3 Jahre).
2. Bildung eines Sammelpostens: Wie oben beschrieben, wird der Gegenstand zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern zwischen 250,01 € und 1.000 € netto in einem Sammelposten erfasst und über 5 Jahre abgeschrieben.

Wichtig ist: Entscheidet sich der Unternehmer für die Bildung eines Sammelpostens, muss er diese Methode für *alle* in diesem Wirtschaftsjahr angeschafften Wirtschaftsgüter anwenden, deren Netto-Anschaffungskosten zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro liegen. Eine Mischung aus Sofortabschreibung für manche und Sammelposten für andere Wirtschaftsgüter in diesem Wertbereich ist innerhalb eines Jahres nicht zulässig. Wirtschaftsgüter bis 250 Euro netto sind von dieser Wahlentscheidung jedoch nicht betroffen; sie können immer sofort abgeschrieben werden.

Was zählt NICHT als GWG?

Auch wenn ein Gegenstand beweglich und abnutzbar ist und einen geringen Wert hat, kann er von der GWG-Behandlung ausgeschlossen sein, wenn er nicht selbstständig nutzbar ist. Hier eine Tabelle mit gängigen Beispielen:

Anschaffungen mit einem Nettowert über 1.000 Euro zählen ebenfalls nicht als GWG und müssen grundsätzlich über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer nach AfA-Tabelle abgeschrieben werden.

Historische Entwicklung der GWG-Grenzen

Die steuerlichen Regelungen für GWG wurden in der Vergangenheit mehrfach angepasst. Ein kurzer Blick zurück zeigt die Entwicklung der Sofortabschreibungs-Grenze:

• Bis 31.12.2007: Sofortabschreibung bis 410 Euro netto. GWG über 60 Euro mussten in einem Verzeichnis erfasst werden.
• 01.01.2008 - 31.12.2009: Sofortabschreibung nur bis 150 Euro netto. Für Wirtschaftsgüter zwischen 150,01 Euro und 1.000 Euro netto musste zwingend ein Sammelposten gebildet und über 5 Jahre abgeschrieben werden.
• 01.01.2010 - 31.12.2017: Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung bis 410 Euro netto (mit Verzeichnis für >150 €) und Bildung eines Sammelpostens für Wirtschaftsgüter zwischen 150,01 Euro und 1.000 Euro netto (Abschreibung über 5 Jahre).
• Seit 01.01.2018: Sofortabschreibung bis 800 Euro netto. Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung (bis 800 €) und Sammelposten (für 250,01 € bis 1.000 € netto). Wirtschaftsgüter bis 250 Euro netto können immer sofort als Aufwand gebucht werden.

Diese Historie verdeutlicht, dass die Grenze von 250 Euro netto, bis zu der eine einfache Aufwandsbuchung möglich ist, seit 2010 besteht, während die Grenze für die Sofortabschreibung und die Regeln für den Sammelposten häufiger geändert wurden. Der Fokus dieses Artikels auf die Untergrenze von 250 Euro ist daher unabhängig von den jüngsten Anpassungen der oberen Grenzen relevant.

Aktueller Stand zu geplanten Änderungen (Wachstumschancengesetz)

Es gab Bestrebungen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes, die GWG-Grenzen erneut anzuheben. Konkret war geplant, die Grenze für die Sofortabschreibung auf 1.000 Euro netto und die Obergrenze für den Sammelposten auf 5.000 Euro netto zu erhöhen, bei gleichzeitiger Verkürzung der Abschreibungsdauer des Sammelpostens auf drei Jahre.

Allerdings wurde der Gesetzesentwurf in dieser Form vom Bundesrat abgelehnt und an den Vermittlungsausschuss verwiesen. Zum aktuellen Zeitpunkt (Stand der im Quelltext genannten Informationen) sind diese geplanten Änderungen noch nicht rechtsverbindlich beschlossen. Es bleibt abzuwarten, ob und in welcher Form sie in Zukunft umgesetzt werden.

Das bedeutet für Ihre aktuelle Buchhaltung: Es gelten weiterhin die seit dem 01.01.2018 gültigen Grenzen. Wirtschaftsgüter bis 250 Euro netto können sofort als Aufwand gebucht werden. Für Wirtschaftsgüter zwischen 250,01 Euro und 800 Euro netto besteht das Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung und Sammelposten, und für Wirtschaftsgüter zwischen 800,01 Euro und 1.000 Euro netto das Wahlrecht zwischen AfA-Abschreibung und Sammelposten.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was ist die GWG-Grenze von 250 Euro netto?

Die Grenze von 250 Euro netto bezeichnet den Betrag der Anschaffungs- oder Herstellungskosten ohne Umsatzsteuer. Wirtschaftsgüter, die die Voraussetzungen (beweglich, abnutzbar, selbstständig nutzbar) erfüllen und deren Netto-Anschaffungskosten maximal 250 Euro betragen, können immer im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend gemacht werden (Sofortabschreibung).

Welches Konto verwende ich für GWG unter 250 Euro?

Für die direkte Buchung als Aufwand verwenden Sie in der Regel das Konto „Sofortabschreibungen geringwertiger Wirtschaftsgüter“. Dies ist Konto 4855 im SKR 03 und Konto 6260 im SKR 04.

Muss ich GWG unter 250 Euro in einem Anlageverzeichnis führen?

Nein, Wirtschaftsgüter, deren Netto-Anschaffungskosten 250 Euro nicht übersteigen und die sofort als Aufwand gebucht werden, müssen nicht in ein separates Anlageverzeichnis aufgenommen werden.

Kann ich GWG unter 250 Euro auch in den Sammelposten aufnehmen?

Nein. Der Sammelposten ist für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro netto vorgesehen. Wirtschaftsgüter bis 250 Euro netto können und sollten direkt als Aufwand gebucht werden.

Was passiert, wenn ich ein GWG unter 250 Euro privat nutze?

Wenn ein Wirtschaftsgut, das Sie als Betriebsausgabe gebucht haben, auch privat genutzt wird, muss der private Nutzungsanteil steuerlich korrigiert werden. Dieser Anteil wird dem steuerpflichtigen Gewinn wieder hinzugerechnet. Dies gilt auch für GWG unter 250 Euro.

Zusammenfassung

Die Buchung von geringwertigen Wirtschaftsgütern unter 250 Euro netto ist dank der Sofortabschreibung eine der einfachsten Buchungsvorgänge im Anlagevermögen. Sie können diese Gegenstände direkt als Aufwand verbuchen, ohne sie ins Anlageverzeichnis aufnehmen oder über Jahre abschreiben zu müssen. Die relevanten Konten sind klar definiert (z.B. 4855 SKR 03, 6260 SKR 04). Das Verständnis der Voraussetzungen – beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar – ist dabei ebenso wichtig wie die Kenntnis der Netto-Anschaffungskosten. Während für GWG über 250 Euro ein Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung (bis 800 €) und Sammelposten (bis 1.000 €) besteht, ist die Behandlung von Wirtschaftsgütern bis 250 Euro eindeutig geregelt und stellt eine willkommene Vereinfachung für Unternehmen dar.

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