Büromaterial: Erfolgskonto oder nicht?

In der Welt der Unternehmensbuchhaltung begegnen uns viele verschiedene Kontenarten. Sie dienen dazu, alle Geschäftsvorfälle systematisch zu erfassen und die finanzielle Lage sowie den Erfolg eines Unternehmens transparent darzustellen. Eine grundlegende Unterscheidung trifft man dabei zwischen den sogenannten Bestandskonten und den Erfolgskonten. Doch wie ordnet man konkrete Geschäftsvorfälle oder Ausgaben wie beispielsweise für Büromaterial korrekt zu? Gehört Büromaterial zu den Bestandskonten, die Vermögen und Schulden abbilden, oder ist es ein Erfolgskonto, das den Gewinn oder Verlust beeinflusst?

Um diese Frage zu beantworten, müssen wir zunächst verstehen, was Erfolgskonten überhaupt sind und welche Funktion sie in der Buchführung erfüllen.

Was sind Erfolgskonten?

Erfolgskonten sind spezielle Konten in der Buchführung, die ausschließlich dazu dienen, Geschäftsvorfälle zu erfassen, die den Erfolg eines Unternehmens beeinflussen. Das bedeutet, sie erfassen Vorgänge, die das Eigenkapital erhöhen (Erträge) oder verringern (Aufwendungen). Sie bilden im Gegensatz zu Bestandskonten keinen Vermögens- oder Schuldenbestand ab. Ihre Hauptfunktion ist die Gewinnermittlung am Ende einer Rechnungsperiode.

Man unterscheidet im Wesentlichen zwei Typen von Erfolgskonten:

• Ertragskonten
• Aufwandskonten

Diese Konten sammeln im Laufe des Geschäftsjahres alle entsprechenden Werte, die sich dann in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) niederschlagen.

Aufwandskonten im Detail

Aufwandskonten sind eine Unterart der Erfolgskonten. Sie erfassen alle Geschäftsvorfälle, die das Eigenkapital eines Unternehmens mindern, also zu einer Vermögensverminderung führen, ohne dass gleichzeitig eine gleich hohe Vermögensmehrung oder Schuldenminderung eintritt. Kurz gesagt: Aufwandskonten zeigen, wofür das Unternehmen Geld ausgibt oder Werte verbraucht, ohne dass direkt ein Ertrag gegenübersteht. Diese Ausgaben werden als Aufwendungen bezeichnet.

Beispiele für typische Aufwendungen, die auf entsprechenden Aufwandskonten gebucht werden, sind laut der uns vorliegenden Information:

• Löhne und Gehälter
• Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
• Mietzahlungen
• Zinsaufwendungen (z. B. für Kredite)
• Werbung
• Materialverbrauch
• Außerordentliche Aufwendungen

Und genau hier finden wir die Antwort auf unsere Ausgangsfrage: Die uns vorliegenden Informationen listen explizit Büromaterial als ein Beispiel für eine Aufwendung auf.

Ertragskonten im Detail

Ertragskonten sind die andere Unterart der Erfolgskonten. Sie erfassen alle Geschäftsvorfälle, die das Eigenkapital eines Unternehmens erhöhen. Diese Erhöhungen werden als Erträge bezeichnet. Erträge resultieren in der Regel aus der eigentlichen Geschäftstätigkeit oder aus anderen positiven Wertentwicklungen.

Beispiele für typische Erträge, die auf Ertragskonten gebucht werden, sind:

• Umsatzerlöse (aus Verkauf oder Leistungserbringung)
• Zinserträge (z. B. aus Guthaben)
• Mieteinnahmen
• Provisionserträge
• Außerordentliche Erträge (z. B. durch Verkauf von Anlagevermögen)

Ertragskonten sammeln im Laufe des Jahres alle positiven Wertveränderungen, die dann ebenfalls in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließen.

Buchungsregeln für Erfolgskonten

Für Erfolgskonten gelten spezifische Buchungsregeln, die sich von denen der Bestandskonten unterscheiden. Während Bestandskonten einen Anfangsbestand haben und Zu- oder Abgänge im Soll oder Haben buchen, bilden Erfolgskonten keinen Bestand ab. Sie beginnen jedes Jahr mit einem Saldo von Null.

Die Buchungsregeln sind wie folgt:

• Aufwendungen werden immer im Soll gebucht. Da Aufwendungen das Eigenkapital mindern, spiegelt die Buchung im Soll die Minderung wider (ähnlich wie bei aktiven Bestandskonten, deren Minderung im Haben gebucht wird, aber hier geht es um die Wirkung auf das Eigenkapital über das GuV-Konto).
• Erträge werden immer im Haben gebucht. Da Erträge das Eigenkapital erhöhen, spiegelt die Buchung im Haben die Erhöhung wider (ähnlich wie bei passiven Bestandskonten, deren Erhöhung im Haben gebucht wird).

Jede Aufwands- und Ertragsart erhält ein eigenes Erfolgskonto, um eine klare Übersicht zu gewährleisten. Zum Beispiel wird die Zahlung für die Reparatur eines Computers auf einem entsprechenden Aufwandskonto erfasst, während Zinsen, die die Bank gutschreibt, auf einem Ertragskonto verbucht werden.

Büromaterial als Aufwand

Da Büromaterial in der uns vorliegenden Information explizit als Beispiel für eine Aufwendung genannt wird, ist die Antwort klar: Ausgaben für Büromaterial werden auf einem Aufwandskonto erfasst. Dies bedeutet, dass der Kauf von Büromaterial das Eigenkapital des Unternehmens mindert und somit den Gewinn reduziert.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise Stifte, Papier oder Druckerpatronen kauft und diese direkt verbraucht (oder als Verbrauch betrachtet), wird der entsprechende Betrag auf dem Konto "Aufwendungen für Büromaterial" oder einem ähnlichen Konto im Soll gebucht. Dieser Vorgang ist erfolgswirksam, da er unmittelbar das Ergebnis des Unternehmens beeinflusst.

Erfolgskonten vs. Bestandskonten: Der zentrale Unterschied

Es ist entscheidend, den Unterschied zwischen Bestands- und Erfolgskonten zu verstehen, um die Einordnung von Büromaterial nachvollziehen zu können. Bestandskonten bilden das Vermögen (Aktiva) und das Kapital (Passiva) eines Unternehmens ab und spiegeln die Posten einer Bilanz wider. Sie zeigen, was das Unternehmen besitzt (z.B. Kasse, Bank, Maschinen, Grundstücke) und wie dieses Vermögen finanziert ist (z.B. Eigenkapital, Verbindlichkeiten, Darlehen).

Erfolgskonten hingegen bilden keine Bestände ab, sondern erfassen die Wertveränderungen (Aufwendungen und Erträge), die während einer Periode stattfinden und letztlich zum Gewinn oder Verlust führen. Sie sind die Basis für die Gewinn- und Verlustrechnung.

Hier eine vergleichende Übersicht:

Wie die Tabelle zeigt und die vorliegende Information bestätigt, gehört Büromaterial eindeutig in die Kategorie der Erfolgskonten, genauer gesagt, zu den Aufwandskonten, da es eine Ausgabe darstellt, die den Unternehmensgewinn mindert.

Eröffnung und Abschluss von Erfolgskonten

Im Gegensatz zu Bestandskonten, die aus der Eröffnungsbilanz (EB) bzw. dem Eröffnungsbilanzkonto (EBK) eröffnet werden und einen Anfangsbestand haben, werden Erfolgskonten zu Beginn jedes Geschäftsjahres mit einem Saldo von Null eröffnet. Sie sammeln dann im Laufe des Jahres alle Aufwendungen und Erträge.

Der Abschluss der Erfolgskonten erfolgt am Ende des Geschäftsjahres nicht direkt über das Eigenkapitalkonto, sondern über das Gewinn- und Verlustkonto (GuV-Konto). Das GuV-Konto ist sozusagen ein Sammelkonto für alle Erfolgskonten.

Die Salden der einzelnen Erfolgskonten werden auf das GuV-Konto übertragen. Dabei werden die Endbestände wie bei den Bestandskonten ermittelt, aber auf das GuV-Konto statt auf das Schlussbilanzkonto gebucht:

• Bei Aufwandskonten entspricht der Saldo der Summe der Sollbuchungen (da Aufwendungen im Soll gebucht werden). Dieser Saldo wird auf die Haben-Seite des jeweiligen Aufwandskontos gebucht, um es auszugleichen, und gleichzeitig auf die Soll-Seite des GuV-Kontos übertragen.
• Bei Ertragskonten entspricht der Saldo der Summe der Habenbuchungen (da Erträge im Haben gebucht werden). Dieser Saldo wird auf die Soll-Seite des jeweiligen Ertragskontos gebucht, um es auszugleichen, und gleichzeitig auf die Haben-Seite des GuV-Kontos übertragen.

Die Buchungssätze für den Abschluss der Erfolgskonten auf das GuV-Konto lauten demnach:

• Für Aufwandskonten: GuV-Konto an Aufwandskonto (Der Saldo des Aufwandskontos wird auf die Sollseite des GuV-Kontos gebucht)
• Für Ertragskonten: Ertragskonto an GuV-Konto (Der Saldo des Ertragskontos wird auf die Habenseite des GuV-Kontos gebucht)

Nachdem alle Salden der Aufwands- und Ertragskonten auf das GuV-Konto übertragen wurden, zeigt der Saldo des GuV-Kontos den Erfolg des Unternehmens: Ein Saldo im Haben bedeutet Gewinn (Erträge > Aufwendungen), ein Saldo im Soll bedeutet Verlust (Aufwendungen > Erträge).

Dieser Saldo des GuV-Kontos wird schließlich über das Eigenkapitalkonto abgeschlossen. Ein Gewinn erhöht das Eigenkapital (Buchungssatz: GuV-Konto an Eigenkapital), ein Verlust mindert das Eigenkapital (Buchungssatz: Eigenkapital an GuV-Konto).

Dieser Prozess stellt sicher, dass der Erfolg einer Periode korrekt ermittelt und dem Eigenkapital zugerechnet wird. Das Eigenkapitalkonto selbst ist übrigens ein passives Bestandskonto.

Warum ist die korrekte Einordnung wichtig?

Die korrekte Einordnung von Geschäftsvorfällen auf Bestands- oder Erfolgskonten ist fundamental für eine ordnungsgemäße Buchführung und eine korrekte Gewinnermittlung. Fehler bei der Zuordnung können die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung verfälschen, was zu falschen Schlüssen über die wirtschaftliche Lage und den Erfolg des Unternehmens führen kann. Da Ausgaben für Büromaterial den Gewinn mindern, müssen sie zwingend als Aufwand auf einem Erfolgskonto verbucht werden. Würde man sie fälschlicherweise auf einem Bestandskonto erfassen (was in der Praxis unwahrscheinlich ist, aber als Gedankenexperiment dient), würde dies den Gewinn zu hoch ausweisen.

Häufig gestellte Fragen

F: Was ist der Hauptzweck von Erfolgskonten?
A: Der Hauptzweck von Erfolgskonten ist die Ermittlung des Unternehmenserfolgs (Gewinn oder Verlust) während einer Abrechnungsperiode.

F: Unterscheiden sich die Buchungsregeln für Aufwands- und Ertragskonten?
A: Ja. Aufwendungen werden im Soll gebucht, Erträge im Haben. Beide wirken sich auf das Eigenkapital aus, aber über entgegengesetzte Buchungsseiten.

F: Haben Erfolgskonten einen Anfangsbestand?
A: Nein, Erfolgskonten beginnen zu Beginn jeder Periode mit einem Saldo von Null.

F: Wie wird der Saldo eines Erfolgskontos am Jahresende abgeschlossen?
A: Der Saldo jedes Erfolgskontos wird auf das Gewinn- und Verlustkonto (GuV-Konto) übertragen. Das GuV-Konto wird dann über das Eigenkapitalkonto abgeschlossen.

F: Warum ist Büromaterial ein Aufwandskonto?
A: Büromaterial wird als Aufwand betrachtet, da es im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit verbraucht wird und das Eigenkapital des Unternehmens mindert, ohne dass ein direkt zurechenbarer Ertrag entsteht. Es ist eine Kostenart, die zur Leistungserstellung beiträgt.

F: Woran erkenne ich, ob ein Konto ein Bestands- oder Erfolgskonto ist?
A: Bestandskonten spiegeln Vermögenswerte oder Schulden/Kapital wider (Bilanzposten). Erfolgskonten spiegeln Wertveränderungen wider, die Erträge oder Aufwendungen darstellen und den Gewinn/Verlust beeinflussen (GuV-Posten). Überlegen Sie: Handelt es sich um etwas, das das Unternehmen besitzt oder schuldet (Bestand), oder um eine Ausgabe oder Einnahme, die den Erfolg verändert (Erfolg)?

Zusammenfassung

Basierend auf der Definition und den Beispielen für Erfolgskonten, insbesondere Aufwandskonten, die in der uns vorliegenden Information genannt werden, können wir eindeutig feststellen: Büromaterial ist ein Aufwandskonto und somit ein Erfolgskonto. Ausgaben für Büromaterial mindern den Gewinn eines Unternehmens und werden im Soll auf einem entsprechenden Aufwandskonto verbucht. Das Verständnis dieser Unterscheidung ist grundlegend für jeden, der sich mit den Basics der Buchhaltung beschäftigt.

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